Algemene regels
- Op al onze offertes, orderbevestigingen, facturen… met betrekking tot vergaderingen zijn uitsluitend onderstaande algemene voorwaarden van toepassing tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk met ons overeengekomen.
- Onder vergaderingsboekingen worden beschouwd, boekingen van één of meerdere ruimtes door één bedrijf of organisatie voor overleg en/of opleidingen van het personeel/medewerkers. Boekingen die niet aan bovenstaande begripsbeschrijving beantwoorden, vallen onder de algemene voorwaarden met betrekking tot events.
- Prijzen vermeld op de website en in de algemene voorwaarden zijn exclusief 21% BTW.
- Vergaderingen worden aangeboden in dagdelen:
- Dagdeel 1: 9u – 13u
- Dagdeel 2: 13u – 17u
- Extra uren tussen 7u en 9u en tussen 17u en 19u kunnen bijgeboekt worden op voorhand tegen meerprijs.
- Bij overschrijding van de gereserveerde duur, wordt elk begonnen uur extra aangerekend voor een volledig uur. Gebruiksduuroverschrijdingen kunnen nooit plaatsvinden als de ruimte door een volgende klant is gereserveerd.
- Onaangekondigde overschrijdingen van de gebruiksduur na 17.15u worden aangerekend voor het volledige tijdsblok van 17u tot 19u.
- Elke vergadering wordt afgesloten door de verantwoordelijke met het aftekenen van een aankomst/afmeldingsformulier met vermelding van beginuur, einduur, naam van de verantwoordelijke en handtekening. Onze facturatie wordt gebaseerd op het beginuur indien het een vroeger tijdstip is dan het tijdstip vermeld bij de orderbevestiging en/of op het einduur genoteerd op dit formulier indien dit een later tijdstip is dan het tijdstip vermeld bij de orderbevestiging.
- Elke vergaderruimte wordt op aanvraag voorzien van een projector, een projectorscherm en een flipchart zonder meerprijs.
- Ten laatste drie werkdagen op voorhand worden de vergaderopstelling en de werkmiddelen (beamer, flipchart…) aangevraagd.
- Het XPand stelt WIFI zonder meerprijs ter beschikking aan gebruikers van de geboekte ruimtes, alsook de ruime parkeermogelijkheden.
- De gemeenschappelijke ruimtes en cozy corners kunnen vrij gebruikt worden door eenieder die een vergaderruimte boekt, doch met respect voor de andere gebruikers.
Catering
- Catering ter plaatse wordt uitsluitend van Het XPand afgenomen. De minimumcateringformule is het koffiebuffet (koffie, thee, bruis en plat water, fruitsap en appelsap en koekjes) aan EUR 6,00 per persoon.
- Drankcatering ter plaatse wordt uitsluitend van Het XPand afgenomen. Foodcatering kan door klant worden uitbesteed aan derden mits de betaling van een afkoopsom die met de klant in offerte wordt overeengekomen.
- Het exacte aantal personen dat deelneemt aan de vergadering moet uiterlijk drie werkdagen vóór aanvang van de vergadering aan Het XPand worden doorgegeven via mail (amanda@hetxpand.com). Indien het uiteindelijk aantal deelnemers minder dan 80% is van het aantal aangegeven op de goedgekeurde offerte en/of orderbevestiging, worden toch 80% van het deelnemersaantal gefactureerd. Indien het uiteindelijke aantal deelnemers hoger is dan het doorgegeven aantal bij de goedgekeurde offerte en/of opdrachtbevesting, zal dit hoger aantal altijd worden gefactureerd. Enkel wanneer het meeraantal deelnemers uiterlijk drie werkdagen voor aanvang van de vergadering werd doorgegeven, zal Het XPand dit aantal in catering voorzien. Afwijkingen op deze regel is slechts toegelaten mits uitdrukkelijk schriftelijk toestemming van Het XPand.
Betalingsvoorwaarden
- Onze facturen zijn betaalbaar hetzij contant, hetzij 14 dagen na factuurdatum.
Uitzonderingen hierop kunnen enkel worden toegestaan mits ons schriftelijk akkoord.
- Bij overschrijding van de betalingstermijn houden wij ons het recht voor de wettelijke nalatigheidsintresten toe te passen alsook de gemaakte (administratieve) kosten voor aanmaning, incasso… door te rekenen.
- Boekingen geven aanleiding tot de onmiddelijke berekening en facturatie van een voorschot van 25% tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen,
- Per boeking stellen wij één factuur op. Deze factuur wordt per e-mail verstuurd aan de verantwoordelijke voor de boeking. Deze persoon is op zijn beurt verantwoordelijk om deze factuur tijdig aan de betreffende dienst binnen zijn bedrijf te bezorgen voor betaling.
- De verantwoordelijke persoon voor de boeking van de vergaderruimte is tevens verantwoordelijk voor het mededelen van de correcte facturatiegegevens. Indien na ontvangst van de factuur zou blijken dat deze gegevens incorrect zijn en verbeterd dienen te worden, worden er EUR 100,00 administratiekosten berekend.
- Eventuele klachten dienen te gebeuren per aangetekend schrijven, binnen het bestek van 14 dagen na facturatie. Bij geschillen zijn enkel de rechtbanken van Hasselt bevoegd.
Annulatievoorwaarden
- Bij boeking van één cube kunt u tot 15 dagen voor de vergadering zonder kosten annuleren. De reservatie van meerdere cubes en/of de podiumzaal en/of een andere ruimte kan enkel geannuleerd worden mits inhouding van het aangerekende voorschot dan wel aanrekening van 25% van het totale factuurbedrag.
- Wanneer de boeking op 14 dagen of minder voor de effectieve datum van de vergadering wordt geannuleerd, wordt 50% van de prijs van de ruimte gefactureerd en 15% van de cateringsprijs.
- Wanneer de boeking minder dan 48u voor de vergadering wordt geannuleerd, wordt de volledige reservatie (ruimte en catering) gefactureerd.
- Boekingen gemaakt op minder dan 15 dagen voor vergaderdatum kunnen niet geannuleerd worden. Als boekingsdatum wordt de datum van ondertekening van de offerte, de bevestigingsmail of de datum van de onbetwiste opdrachtbevesting gehanteerd.
Download deze algemene voorwaarden in pdf via onderstaande link
Algemene voorwaarden Vergaderingen