Algemene regels
- Op al onze offertes, orderbevestigingen, facturen… met betrekking tot events zijn uitsluitend onderstaande algemene voorwaarden van toepassing tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk met ons overeengekomen.
- Onder eventboekingen worden beschouwd, alle boekingen die niet onder het begrip vergaderingsboekingen vallen zoals bepaald in Algemene Voorwaarden Vergaderingen, zoals bijvoorbeeld (niet-exhaustieve opsomming): feesten, bedrijfsvoorstellingen aan derden, ledenvergaderingen van organisatie,…
- Elk event wordt afgesloten door de verantwoordelijke met het aftekenen van een aankomst/afmeldingsformulier met vermelding van beginuur, einduur, naam van de verantwoordelijke en handtekening. Onze facturatie wordt gebaseerd op het beginuur genoteerd op dit formulier indien dit tijdstip een vroeger tijdstip is dan vermeld op de orderbevestinging en/of op het einduur genoteerd op dit formulier indien dit tijdstip een later tijdstip is dan vermeld op de orderbevestiging.
- Ten laatste één maand op voorhand wordt de uiteindelijke eventinrichting/opstelling van de ruimtes aan ons doorgegeven via amanda@hetxpand.com.
- Events die minder dan één maand vooruit worden geboek, kunnen niet meer van eventinrichting/opstelling van de ruimtes wijzigen dan met ons uitdrukkelijk schriftelijk akkoord.
- Het XPand stelt WIFI zonder meerprijs ter beschikking aan gebruikers van de geboekte ruimtes, alsook de ruime parkeermogelijkheden.
Catering
- Drankcatering ter plaatse wordt uitsluitend van Het XPand afgenomen. Foodcatering kan door klant worden uitbesteed aan derden mits de betaling van een afkoopsom die met de klant in offerte wordt overeengekomen.
- Het exacte aantal personen dat deelneemt aan het event moet uiterlijk één week vóór aanvang van het event aan Het XPand worden doorgegeven via mail (amanda@hetxpand.com). Indien het uiteindelijk aantal deelnemers minder dan 80% is van het aantal aangegeven op de orderbevestiging, worden toch 80% van het deelnemersaantal gefactureerd. Indien het uiteindelijke aantal deelnemers hoger is dan het doorgegeven aantal bij de opdrachtbevesting, zal dit hoger aantal altijd worden gefactureerd. Enkel wanneer het meeraantal deelnemers uiterlijk één week voor aanvang van het event werd doorgegeven, zal Het XPand dit aantal in catering voorzien. Afwijkingen op deze regel is slechts toegelaten mits uitdrukkelijk schriftelijk toestemming van Het XPand.
Betalingsvoorwaarden
- Onze facturen zijn betaalbaar hetzij contant, hetzij 14 dagen na factuurdatum.
Uitzonderingen hierop kunnen enkel worden toegestaan mits ons schriftelijk akkoord.
- Bij overschrijding van de betalingstermijn houden wij ons het recht voor de wettelijke nalatigheidsintresten toe te passen alsook de gemaakte (administratieve) kosten voor aanmaning, incasso… door te rekenen.
- Boekingen geven aanleiding tot de onmiddelijke berekening en facturatie van een niet-recupereerbaar voorschot van 30% tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen,
- Per boeking stellen wij één factuur op. Deze factuur wordt per e-mail verstuurd aan de verantwoordelijke voor de boeking. Deze persoon is op zijn beurt verantwoordelijk om deze factuur tijdig aan de betreffende dienst binnen zijn bedrijf of organisatie te bezorgen voor betaling.
- De verantwoordelijke persoon voor de boeking van het event is tevens verantwoordelijk voor het mededelen van de correcte facturatiegegevens. Indien na ontvangst van de factuur zou blijken dat deze gegevens incorrect zijn en verbeterd dienen te worden, worden er EUR 100,00 administratiekosten berekend.
- Eventuele klachten dienen te gebeuren per aangetekend schrijven, binnen het bestek van 14 dagen na facturatie. Bij geschillen zijn enkel de rechtbanken van Hasselt bevoegd.
Annulatievoorwaarden
- Annulaties dienen, om geldig te zijn, te worden verstuurd aan amanda@hetxpand.com.
- Er wordt een onderscheid gemaakt tussen events gepland in de maanden december en/of januari en events gepland tijdens andere kalendermaanden
- Annulaties van eventboekingen voor de maanden december en januari geven aanleiding tot de aanrekening van:
- Een annulatievergoeding van 40% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 59 dagen tot 30 dagen voor de geplande eventdatum.
- Een annulatievergoeding van 50% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 29 dagen tot 14 dagen voor de geplande eventdatum.
- Een annulatievergoeding van 60% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 13 dagen tot 7 dagen voor de geplande eventdatum.
- Een annulatievergoeding van 70% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 6 dagen tot 48 uren voor de geplande eventdatum.
- Een annulatievergoeding van 100% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 47 uren voor de geplande eventdatum.
- Annulaties van eventboekingen voor de andere kalendermaanden dan de maanden december en januari geven aanleiding tot de aanrekening van:
- Een annulatievergoeding van 40% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 30 dagen tot 14 dagen voor de geplande eventdatum.
- Een annulatievergoeding van 50% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 13 dagen tot 7 dagen voor de geplande eventdatum.
- Een annulatievergoeding van 60% van het facturatiebedrag vermeld op de orderbevestiging indien de annulatie gemeld wordt vanaf 6 dagen tot 48 uren voor de geplande eventdatum.
- Een annulatievergoeding van 100% van het facturatiebedrag zoals vermeld op de orderbevestiging wanneer de boeking wordt geannuleerd vanaf 47 uren voor de geplande eventdatum.
- Boekingen gemaakt op minder dan 30 dagen voor eventdatum kunnen niet geannuleerd worden. Als boekingsdatum wordt de datum van ondertekening van de offerte , de bevestigingsmail of de datum van de onbetwiste opdrachtbevestiging gehanteerd.